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Margarete Sauter Steuerberaterin

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Bedeutende BFH-Entscheidungen 2024

BFH-Jahresbericht

Der Bundesfinanzhof/BFH listet alljährlich in seinem Jahresbericht anhängige Verfahren von besonderer Relevanz auf, für die im jeweils kommenden Jahr eine Entscheidung zu erwarten ist.

Private Kfz-Nutzung

Unter den im Jahresbericht 2023 gelisteten Verfahren finden sich zwei Verfahren betreffend die Besteuerung der privaten Kfz-Nutzung. In dem Verfahren mit dem Aktenzeichen III R 34/22 geht es um die Frage, unter welchen Voraussetzungen der Anscheinsbeweis der privaten Mitbenutzung erschüttert werden kann, wenn kein Fahrtenbuch geführt wurde. Anscheinsbeweis heißt, dass die Finanzbehörde von Amts wegen die private Mitbenutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs als typischen Lebenssachverhalt unterstellen kann und die bzw. der Steuerpflichtige die ausschließliche betriebliche Nutzung nachweisen muss. Interessant zum Thema Besteuerung der privaten Kfz-Nutzung scheint auch das anhängige Verfahren VIII R 12/21. Hier geht es ebenfalls um die Widerlegung des Anscheinsbeweises der privaten Mitbenutzung eines im Betriebsvermögen befindlichen Luxusfahrzeugs (Lamborghini Aventador) ohne Fahrtenbuch.

Bilanzierung

Unter den bilanzsteuerrechtlichen Sachverhalten fällt das anhängige Verfahren XI R 19/21 besonders ins Auge. Für die Bilanzierungspraxis wird mit Spannung die Entscheidung zu der offenen Frage erwartet, in welchem Jahr eine Rückstellung für die Nachforderung nicht hinterzogener Steuerbeträge und für Steuerberatungskosten aufgrund einer Betriebsprüfung zu bilden ist. Offen ist, ob dies im Jahr der wirtschaftlichen Veranlassung oder in dem Jahr zu erfolgen hat, in dem der Sachverhalt von der Betriebsprüfung aufgegriffen wird.

Automatischer Informationsaustausch

In dem Verfahren IX R 36/21 geht es um die Verfassungskonformität der nationalen Rechtsgrundlage für den automatischen Informationsaustausch: das Finanzkonten-Informationsaustauschgesetz. Zu entscheiden hat der BFH, ob das Gesetz gegen die Grundrechte betroffener Steuerpflichtiger verstößt.

Stand: 27. März 2024

Bild: H_Ko - stock.adobe.com

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Nützliche Informationen

Rechnungsmerkmale

So muss eine Rechnung aussehen - ein praktischer Leitfaden.

Reisekostenrecht 2014

Welche Reisekosten sind steuerfrei? Wir geben Antwort.

Reisekostensätze – Länderübersicht

Welche Reisekostensätze gelten in welchen Ländern? Hier finden Sie die Länderübersicht.

Steuerfreie Lohnbestandteile für Arbeitnehmer

Welche Lohnbestandteile sind von der Steuer befreit?

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Rechnungsmerkmale

Rechnungsmerkmale

So muss eine Rechnung aussehen - ein praktischer Leitfaden.

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

Download: Rechnungsmuster

Auf den Rechnungen sind folgende Mindestangaben zu machen:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
  • Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder sonstigen Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (§ 3a Abs. 2 UStG) ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG).
  • Bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u. a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren).
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden)
  • Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
  • Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
  • Bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“
  • Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
  • Bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG).
  • Bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
  • Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten folgende Pflichtangaben (vgl. § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG):
    • „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“,
    • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
    • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag € 250,00 nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

  • Name und Anschrift der bzw. des liefernden oder leistenden Unternehmerin bzw. Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe: ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
  • Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung

Rechnung über Differenzbesteuerung

Bei Anwendung der Differenzbesteuerung darf der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Die Vorschriften über den gesonderten Umsatzsteuerausweis finden insoweit keine Anwendung (§ 14 a Abs. 6 Satz 2 UStG). – Auf der Rechnung sind in den Fällen der Differenzbesteuerung die Angaben „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ zwingend erforderlich (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).

Sonderregelungen für innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) muss der Unternehmer bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Umsatzausführung folgt, zwingend eine Rechnung ausstellen (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). In der Rechnung ist zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG.“

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):

  • Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer oder die Abnehmerin bzw. der Abnehmer befördert oder versendet den Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet.
  • Der Abnehmer ist
    • ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, oder
    • eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder
    • bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jede andere Erwerberin bzw. jeder andere Erwerber.
  •  Der Erwerb des Gegenstands der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung.

Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Der Nachweis kann u. a. erfolgen durch eine Gelangensbestätigung, einen handelsrechtlichen Frachtbrief oder eine Bescheinigung des Spediteurs, die bestimmte Angaben zu enthalten haben.

Darüber hinaus möglich: das sogenannte Tracking-and-Tracing-Protokoll bei Transport durch Kurierdienstleister oder Empfangsbescheinigungen eines Postdienstleisters bei Postsendungen.

Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung mit entsprechendem Ausweis von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ergibt sich bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Gestalt des unternehmensinternen Verbringens. Hier besteht keine Rechnungsstellungspflicht, da der Unternehmer hier nicht „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ leistet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Sonderregelung für Bauleistungen

Bei Bauleistungen kommt es unter bestimmten Voraussetzungen zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das heißt, nicht die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer, sondern die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger ist Schuldnerin bzw. Schuldner der Umsatzsteuer. Zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers kommt es bei von einem im Inland ansässigen Unternehmer im Inland erbrachten Bauleistung. Der Leistungsempfänger muss dabei selbst Unternehmer sein und selbst Bauleistungen nachhaltig erbringen oder erbracht haben. Für die Nachhaltigkeit geht die Finanzverwaltung von einer 10-%-Grenze aus. Das heißt, ein Unternehmer erbringt nachhaltig Bauleistungen dann, wenn er mindestens zehn Prozent seines Weltumsatzes (Summe seiner im Inland steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätze) als Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Satz 2, und 5 i. V. m. Abs. 2 Nr. 4 und 8 UStG sowie Abschn. 13b.3 USt-Anwendungserlass). Kommt es unter Anwendung obiger Kriterien zu einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, Beispiel: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen.“

Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Für Reparatur- und Wartungsarbeiten gibt es jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu € 500,00 gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hier nicht. Wird der Nettorechnungsbetrag überschritten, zählen Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden (R 13b.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass dieser die an ihn erbrachte Leistung seinerseits für eine Bauleistung verwendet. Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist gleichfalls anzunehmen, wenn der Leistungsempfänger von der zuständigen Finanzbehörde die auf 3 Jahre befristete Bescheinigung (USt 1 TG) vorlegt. Aus dieser Bescheinigung ergibt sich die nachhaltige Tätigkeit des Unternehmers. Besitzt der Unternehmer einen solchen Nachweis, muss die Rechnungsstellung auch dann entsprechend erfolgen, wenn er den Vordruck gegenüber dem leistenden Unternehmer nicht verwendet.

In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu er­fassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25).

Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft der Leistungsempfängerin bzw. des Leistungsempfängers wurde durch das Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 25. Juli 2014 [ BGBl 2014 I S. 1266]). hinsichtlich der Bauleistungen umfassend geändert. Die Steuerschuldnerschaft gilt, außer für Bauleistungen, auch für folgende Umsätze:

  • Lieferung von Wärme und Kälte über Wärme- und Kältenetze (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG)
  • Lieferung von Industrieschrott, Altmetallen, Abfallstoffen und den sonstigen in der Anlage 3 zum UStG genannten Gegenständen (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG)
  • Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG), darunter fallen Hausfassadenreinigungen sowie die Reinigung von Räumen und Inventar
  • Lieferungen von Gold ab einem bestimmten Feingehalt (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG)
  • Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern und Spielekonsolen sowie von integrierten Schaltkreisen vor Einbau in einen zur Lieferung auf der Einzelhandelsstufe geeigneten Gegenstand, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens € 5.000,00 beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG)
  • Lieferungen u. a. von Silber, Platin, Roheisen Kupfer usw.*, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens € 5.000,00 beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 11 UStG)

    *zu den Liefergegenständen im Einzelnen vgl. Anlage 4 zum UStG

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger Unternehmerin bzw. Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen abzuziehen. Wurden über diese Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, sind die auf die Anzahlungen entfallenden Steuerbeträge abzuziehen (Abs. 7 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

Elektronische Rechnungsstellung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz UStGs). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier oder „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträgerinnen und Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und – soweit erforderlich – hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

  • durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend)
  • als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download)
  • als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
  • durch Datenträgeraustausch
  • mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Unverändert gilt sowohl für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass:

  1. die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
  2. die Unversehrtheit ihres Inhalts und
  3. ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie Unternehmerinnen und Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Korrekturrechnungen

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass die Rechnungsempfängerin bzw. der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).

Archivierung elektronischer Rechnungen

Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand – vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Zustimmung des Empfängers

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.

Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Die Betriebsprüferin bzw. der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden – und zwar schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.

Zusammenfassende Meldungen (ZM)

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmerinnen und Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als € 50.000,00 im Quartal können die zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.-Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.

Stand: 1. Januar 2024

zum Beginn von Rechnungsmerkmale

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Reisekostenrecht 2014

Reisekostenrecht 2014

Welche Reisekosten sind steuerfrei? Wir geben Antwort.

Reisekosten sind

Reisekosten, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwenden, können von Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern in bestimmten Grenzen steuerfrei erstattet werden. Nicht vom Arbeitgeber erstattete Reisekostenaufwendungen stellen Werbungskosten dar.

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Erste Tätigkeitsstätte

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts wurde der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte gesetzlich definiert (§ 9 Abs. 4 EStG). Der Gesetzgeber trug dabei der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (v. 9.6.2011 BStBl 2012 II S. 34ff.) Rechnung, wonach ein Arbeitnehmer nicht mehr als eine erste Tätigkeitsstätte haben kann.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Als ortsfeste betriebliche Einrichtung kommen im Regelfall die Räume des Betriebs in Betracht. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung oder ein „verbundenes Unternehmen“ sein, sofern es sich hier um ortsfeste Einrichtungen handelt. Selbst der Sitz eines Kunden kann für den Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft zugeordnet ist.

Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte

Maßgeblich ist die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber. Dauerhaft heißt, dass die Zuordnung unbefristet bzw. für die Dauer des Dienstverhältnisses bzw. mindestens über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus erfolgt ist (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Fehlt es an einer arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige betriebliche Einrichtung,

  • an der die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer typischerweise tätig werden soll
  • oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage verbringt (§ 9 Abs. 4 Satz 4 Nr. 2 EStG).

Diese quantitativen Prüfkriterien sind immer erst dann heranzuziehen, wenn es an einer arbeitsrechtlichen Zuordnung fehlt. Das neue steuerliche Reisekostenrecht geht damit von einer vorrangigen arbeitsrechtlichen Zuordnung aus. Diese gilt auch, wenn der Arbeitnehmer dort nur einen geringen Teil seiner Arbeitszeit verbringt.

Beispiel:

Ein Außendienstmitarbeiter ist jeweils nur montags und freitags für je einen halben Arbeitstag im Büro seiner Firma. Der Arbeitgeber legt arbeitsvertraglich den Betriebssitz als erste Tätigkeitsstätte fest. Die Fahrten von der Wohnung des Außendienstmitarbeiters zum Betriebssitz können lediglich  mit einer Entfernungspauschale (€ 0,30 je Entfernungskilometer bis zu einer Entfernung von 20 km, für jeden weiteren Entfernungskilometer € 0,38) als Werbungskosten angesetzt werden. Die übrigen Fahrtkosten des Außendienstmitarbeiters (Kundenbesuche) gelten als Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit. Sie können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen können auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden.

Vorliegen einer "beruflichen Auswärtstätigkeit"

Aus der gesetzlichen Definition der ersten Tätigkeitsstätte und dem Umstand, dass jede Arbeitnehmerin bzw. jeder Arbeitnehmer nur eine Tätigkeitsstätte haben kann, ergibt sich im Umkehrschluss auch das Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Eine solche liegt danach immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und auch außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Berufliche Auswärtstätigkeiten führen regelmäßig zum Reisekostenabzug.

Weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Hat die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sucht aber nach entsprechenden Weisungen/Vereinbarungen typischerweise arbeitstäglich dasselbe Tätigkeitsgebiet auf, gelten für die arbeitstäglichen Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar.

Steuerliche Konsequenzen der „ersten Tätigkeitsstätte“

An der ersten Tätigkeitsstätte orientiert sich der Abzug von Reisekosten (Entfernungs-/Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung). Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, gelten sämtliche Aufwendungen als Reisekosten. Sind die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllt, ist anstelle der Geltendmachung von Reisekosten nur der Ansatz der Entfernungspauschale möglich.

Die Entfernungspauschalen betragen bei Nutzung des Privatwagens (§ 9 Abs.1 Nr. 4 EStG)

Entfernungskilometer Veranlagungszeitraum Betrag €
1-20 2021 sowie Vor- und Folgejahre 0,30
21. km und jeder weitere Entfernungskilometer 2022-2026 0,38

Die Aufwendungen sind grundsätzlich auf € 4.500,00 im Jahr begrenzt, nutzt der Arbeitnehmer jedoch seinen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Pkw, kann auch ein höherer Betrag geltend gemacht werden.

Nutzung eines Firmenwagens mit Verbrennungsmotor:

Bei Nutzung eines Firmenwagens mit Verbrennungsmotor müssen bei Anwendung der 1-%-Methode als Monatspauschale 0,03 % des Bruttolistenpreises oder bei tageweiser Berechnung für jeden Tag 0,002 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. Ein Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers zur ersten Tätigkeitsstätte stellt lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn dar (Ausschluss des steuerfreien Arbeitgeberersatzes § 3 Nrn. 13 und 16 EStG).

Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs oder Elektrofahrzeugs als Firmenwagen

Bei Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage für die Nutzungspauschalen nur zur Hälfte anzusetzen (hälftiger Bruttolistenpreis § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG); bei Nutzung eines reinen Elektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage nur zu einem Viertel anzusetzen, sofern der Bruttolistenpreis nicht mehr als € 60.000 (ab 2024: € 80.000,00) beträgt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG). Es ergeben sich hieraus folgende Nutzungspauschalen vom Bruttolistenpreis:

Fahrzeug Prozentsatz (Bruttolistenpreis)
Hybridfahrzeug monatliche Pauschale 0,015 %
Elektrofahrzeug monatliche Pauschale 0,0075 %
Hybridfahrzeug tageweise Berechnung 0,001 %
Elektrofahrzeug tageweise Berechnung 0,0005 %

Verpflegungspauschalen

Verpflegungspauschalen können nicht verrechnet werden und Unterkunftskosten können nur im Rahmen der steuerlichen Regelungen für die doppelte Haushaltsführung (steuerlich kann nur der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgen) geltend gemacht werden.

Dauerhaft festgelegter Ort

Als erste Tätigkeitsstätte kann auch ein dauerhaft festgelegter Ort gelten. Fahrten von der Wohnung zu einem dauerhaft festgelegten Ort (Fahrzeugdepot, Sammelstelle für den betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fahrkartenverkaufsstellen usw.) gelten als Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Steuerlich kann nur der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgen.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Diese Fallgruppe dient lediglich der Klarstellung, dass auch bei Arbeitnehmern, die keine Tätigkeitsstätte haben, eine lohnsteuerlich begünstigte Auswärtstätigkeit vorliegt. Dieser Gruppe kommt daher keine eigenständige lohnsteuerliche Bedeutung mehr zu.

Homeoffice und Fahrzeuge keine erste Tätigkeitsstätte

Ein Homeoffice stellt keine betriebliche Einrichtung dar und gilt infolgedessen nicht als erste Tätigkeitsstätte. Fahrzeuge, wie z. B. das Fahrzeug eines Berufskraftfahrers oder der Zug eines Lokführers usw., gelten nicht als ortsfeste Einrichtung und damit ebenfalls nicht als erste Tätigkeitsstätte.

Ist die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer nur an ständig wechselnden Einsatzorten oder auf einem Fahrzeug tätig, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor (zur beruflichen Auswärtstätigkeit siehe oben).

Fahrtkosten als Reisekosten

Begünstigte Fahrten

Hierbei handelt es sich um Fahrten, die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind und die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stattfinden. Als Reisekosten können folgende Fahrtkosten angesetzt werden (vgl. H 9.5 LStH 2023):

  • Fahrten von der Wohnung/erster Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes im Rahmen desselben Tätigkeitsgebiets, im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses.
  • Fahrten von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte oder in ihrem Einzugsbereich zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück
  • Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum ständig wechselnden Standort, Fahrzeugdepot oder zur Einsatzstelle und von der auswärtigen Unterkunft zur ersten Tätigkeitsstätte

Nicht als Reisekosten zählen hingegen:

  • Fahrten von der Wohnung zu einem bestimmten Sammelpunkt
  • Fahrten von der Wohnung zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet

Nur Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar. Für Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet gelten die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG).

Berechnungsweise der Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die durch die Reisetätigkeit veranlasst sind, können in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Dabei werden sowohl die durch die Benutzung eines eigenen Fahrzeuges entstandenen Kosten berücksichtigt als auch Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Taxi, Flugzeug etc.).

Wird ein eigenes Kfz benutzt, kann die Höhe der Aufwendungen auf zwei Arten ermittelt werden:

  • Anteilige Gesamtkosten
    Es sind grundsätzlich die auf die Dienstreisen entfallenden anteiligen Gesamtkosten zu ermitteln.
    Es kann aber auch vereinfacht auf Basis der Gesamtkosten und Gesamtkilometer eines 12-Monats-Zeitraums ein Kilometer-Satz ermittelt werden. Dieser kann so lange beibehalten werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine Änderung der Verhältnisse kann sich beispielsweise durch Ablauf des Abschreibungszeitraums ergeben, wobei dieser grundsätzlich mit sechs Jahren anzusetzen ist.
  • Pauschbeträge
    Statt der tatsächlichen Kfz-Kosten kann ein Pauschbetrag von € 0,30 je gefahrenem Kilometer angesetzt werden.

Bei Erstattung durch die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber sind Beleg- und Nachweispflichten zu beachten.

Verpflegungsmehraufwendungen

Inlandsreise

Der Höhe nach ist der steuerlich zu berücksichtigende Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten für steuerliche Zwecke berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1-3 EStG gelten für Inlandsreisen folgende Verpflegungspauschalen:

  • bei eintägigen Auswärtstätigkeiten und einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden: € 14,00.
  • bei mehrtätiger Auswärtstätigkeit:
    • am An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit): je € 14,00
    • Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit): € 28,00

Beispiel:

Reise von Montag 8:00 Uhr bis Mittwoch 12:00 Uhr:

Montag € 14,00
Dienstag € 28,00
Mittwoch € 14,00
Insgesamt € 56,00

An- und Abreisetage sind per gesetzlicher Definition jene Tage, in denen der Reisende unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise „außerhalb seiner Wohnung übernachtet“ (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Unerheblich ist, wie viele Stunden die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter an den An- und Abreisetagen tatsächlich abwesend ist; die Verpflegungspauschale gilt auf jeden Fall.

Verpflegungspauschale bei Auslandstätigkeit

Die jeweils für das betreffende Steuerjahr geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeiten sind länderspezifisch und werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich neu festgelegt.

Die Verpflegungsmehraufwendungen für 2024 können dem BMF-Schreiben v. 21.11.2023 - IV C 5 - S 2353/19/10010 :005 entnommen werden.

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Die maßgeblichen Verpflegungspauschalen sind zu kürzen, wenn der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzungen betragen

  1. für Frühstück um 20 %,
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %,

der jeweils maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag.

Beispiel:

Inlandsreise über drei Tage:

An- und Abreisetag: je € 14,00€ 28,00
Abwesenheitstag 24 Std.€ 28,00
Kürzung 2 x Frühstück = 2 x € 5,60€ 11,20
Kürzung 2 x Abendessen = 2 x € 11,20€ 22,40
Verbleibende Werbungskosten€ 22,40

Zeitliche Begrenzung

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer längeren beruflichen Auswärtstätigkeit beschränkt. Die Frist beginnt nach einer zeitlichen Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu. Unbedeutend ist der Anlass der Unterbrechung. So kann beispielsweise auch durch eine gezielte Urlaubsplanung der erneute Ansatz von Verpflegungspauschalen erreicht werden. 

Unentgeltliche Arbeitnehmerbewirtung durch den Arbeitgeber

Übliche Mahlzeiten sind mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen. Ist die Mahlzeit eine „übliche Mahlzeit“, das trifft zu, wenn der Preis € 60,00 (inklusive Mehrwertsteuer und Getränke) nicht übersteigt, kommt es beim Arbeitnehmer nicht zur Hinzurechnung eines geldwerten Vorteils, wenn der Arbeitnehmer dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Die steuerliche Erfassung üblicher Mahlzeiten als Arbeitslohn ist dann ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen kann, weil er

  • innerhalb der Dreimonatsfrist mehr als acht Stunden außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist oder
  • wenn eine mehrtägige Auswärtstätigkeit vorliegt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Bereitstellung von üblichen Mahlzeiten als Arbeitslohn zu erfassen.

Hinweis:

Kann aufgrund der Neuregelung eine Besteuerung der üblichen Mahlzeit unterbleiben, ist auf der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „M“ zu bescheinigen. Dies dient dazu, dass das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Steuerveranlagung erkennen kann.

Belohnungs- und Arbeitsessen

Als Belohnungsessen gelten alle Mahlzeiten, die keine üblichen sind, also deren Preis € 60,00 (inklusive Mehrwertsteuer und Getränke) übersteigt.

Belohnungsessen sind nach den allgemeinen Regeln zu bewerten und zu besteuern (§ 8 Abs 2 EStG). Die Steuer errechnet sich aus den für Sachbezüge üblichen Bemessungsgrundlagen (den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort) und unter Berücksichtigung der Steuerklasse des Arbeitnehmers.

Arbeitsessen sind steuerfrei, da diese nicht als geldwerter Vorteil/Arbeitslohn anzusehen sind. Es bleibt insoweit beim überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen

Erhält die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber übliche Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit, und wird auf die Versteuerung der Mahlzeit nach den o. g. Sachbezugswerten verzichtet, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen. Bemessungsgrundlage ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (€ 28,00; vgl. Beispiel unten zu den Übernachtungskosten, Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um Frühstück, Mittag- und Abendessen).

Die Kürzungsregelung gilt auch bei Geschäfts- oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Bei Belohnungsessen erfolgt keine Kürzung (denn diese sind mit dem vollen geldwerten Vorteil der Besteuerung zu unterwerfen). Die Kürzungsregelung gilt auch, wenn Reisekostenvergütungen einbehalten oder gekürzt oder vom Arbeitgeber pauschal besteuert werden. Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit, erfolgt insoweit keine Kürzung.

Amtliche Sachbezugswerte 2024

Für 2024 betragen die amtlichen Sachbezugswerte:

  • a) für ein Mittag- oder Abendessen: € 4,13
  • b) für ein Frühstück: € 2,17

Die obigen Sätze gelten nicht für sogenannte Belohnungsessen (Mahlzeiten einschließlich der Getränke zum Preis von mehr als € 60,00).

Auslandsreise

Der steuerliche Abzug der Auslandstagegelder wurde zuletzt mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts neu geregelt. Für Dienstreisen ins Ausland werden die Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz zugrunde gelegt. Die für 2024 geltenden Pauschbeträge sind bekannt gemacht im BMF-Schreiben vom 21.11.2023 - IV C 5 - S 2353/19/10010 :005.

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, „ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird“ (R 9.6 Abs. 3 Satz 3 LStR 2023). Im Übrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten (R 9.6 Abs. 3 LStR 2023):

  • Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.
  • Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgeblich. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gelten die für den Hafenort maßgeblichen Tagegelder.

Übernachtungskosten

Inlandsreise

Notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte können als Werbungskosten geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor (vgl. R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023).

Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Auf die Angemessenheit der Unterkunft selbst kommt es nicht an (z. B. 5-Sterne-Hotel). Sind die Aufwendungen dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden (berufliche Veranlassung), können sie auch geschätzt werden (LStR H 9.7 2023). Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Inland einen Pauschbetrag von € 20,00 steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug. Wie bisher ist der Werbungskostenabzug des Pauschbetrags nicht zulässig.

Wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (7 % Mehrwertsteuer) und Verpflegung (19 %) im Inland, wird der Frühstückspreis in der Regel extra ausgewiesen. Dann gilt dieser Betrag. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:

  1. für Frühstück um 20 % von € 30,00 (Inland = € 6,00),
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % von € 30,00 (Inland = jeweils € 12,00) Bemessungsgrundlage für den Kürzungsbetrag ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit = € 30,00.

Wichtiger Hinweis: In vielen Fällen wird der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter zu den Frühstückskosten häufig eine Zuzahlung, im Regelfall in Höhe von € 5,60, abverlangt. Die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall als entgeltliche sonstige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer mit der Konsequenz der umsatzsteuerlichen Belastung (BMF-Schreiben vom 5.3.2010 BStBl 2010 I S. 259 sowie Verfügung der Oberfinanzdirektion Rheinland vom 17.2.2011). Soll eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung vermieden werden, darf die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber nur den nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung geltenden Wert für ein Frühstück von € 2,17,00 einbehalten (Wert für das Kalenderjahr 2024.  vgl. Abschnitt 1.8 Abs. 13 des Umsatzsteueranwendungserlasses). Eine Zurechnung der Frühstücksgestellung als geldwerter Vorteil zum Arbeitslohn entfällt ebenfalls. Trägt der Arbeitgeber alle dem Mitarbeiter während der Auswärtstätigkeit entstandenen Kosten (Übernachtung, Verpflegung), liegt umsatzsteuerlich keine unentgeltliche Wertabgabe an den Arbeitnehmer vor. Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus der Hotelrechnung vollumfänglich geltend machen und die Spesen als Betriebsausgabe verbuchen.

Auslandsreise

Für Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Ausland einen länderspezifischen Pauschbetrag steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.

Aufwendungen die zusätzlich anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, können nicht berücksichtigt werden. Abzugsfähig sind nur diejenigen Aufwendungen, die zusätzlich bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. (BMF v. 30.9.2013 a.a.O. Rz. 110 und Beispiel 50).

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

  1. für Frühstück um 20 %,
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel:

Auslandsreise nach Dänemark: Die Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen) beläuft sich auf einen Gesamtpreis von € 100,00. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen für Dänemark beträgt für 2024 bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden € 75,00. Die maßgeblichen Übernachtungskosten betragen:

Gesamtpreis: € 100,00

Abzüglich € 15,00 (für Frühstück: 20 % von € 75,00)

Abzüglich € 30,00 (für Mittagessen: 40 % von € 75,00)

Abzüglich € 30,00 (für Abendessen: 40 % von € 75,00)

ergibt € 25,00.

Reisenebenkosten

Diese können sein:

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Taxis am Reiseort, Unfallkosten auf der Reise, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren, Fährkosten, Telefongebühren, Kosten für Garage und Parkplatz, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck. Reisenebenkosten werden unter den Voraussetzungen, die für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten geltend, in tatsächlicher Höhe berücksichtigt und können als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden (R 9.8 Abs. 1 LStR 2023).

Doppelte Haushaltsführung

Als beruflich veranlasste Unterkunftskosten für die Zweitwohnung im Rahmen der doppelten Haushaltsführung können bis zu € 1.000,00 im Monat als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).

Stand: 18. Januar 2024

zum Beginn von Reisekostenrecht 2014

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Reisekostensätze – Länderübersicht

Reisekostensätze – Länderübersicht

Welche Reisekostensätze gelten in welchen Ländern? Hier finden Sie die Länderübersicht.

Übersicht über die ab 1. Januar 2023 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten Inland (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG, R 9.6 LStR 2023) sowie Ausland gem. BMF-Schreiben vom 21.11.2023 - IV C 5 - S 2353/19/10010 :005.

LandAbwesenheit mind. 24 h je KalendertagAn- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden je KalendertagPauschbetrag Übernachtung
INLAND
Deutschland€ 28,00€ 14,00€ 20,00
AUSLAND
Afghanistan€ 30,00€ 20,00€ 95,00
Ägypten€ 50,00€ 33,00€ 112,00
Äthiopien€ 39,00€ 26,00€ 130,00
Äquatorialguinea€ 42,00€ 28,00€ 166,00
Albanien€ 27,00€ 18,00€ 112,00
Algerien€ 47,00€ 32,00€ 120,00
Andorra€ 41,00€ 28,00€ 91,00
Angola€ 52,00€ 35,00€ 299,00
Argentinien€ 35,00€ 24,00€ 113,00
Armenien€ 24,00€ 16,00€ 59,00
Aserbaidschan€ 44,00€ 29,00€ 88,00
Australien
- Canberra€ 74,00€ 49,00€ 186,00
- Sydney€ 57,00€ 38,00€ 173,00
- im Übrigen€ 57,00€ 38,00€ 173,00
Bahrain€ 48,00€ 32,00€ 153,00
Bangladesch€ 50,00€ 33,00€ 165,00
Barbados€ 54,00€ 36,00€ 206,00
Belgien€ 59,00€ 40,00€ 141,00
Benin€ 52,00€ 35,00€ 115,00
Bolivien€ 46,00€ 31,00€ 108,00
Bosnien-Herzegowina€ 23,00€ 16,00€ 75,00
Botsuana€ 46,00€ 31,00€ 176,00
Brasilien
- Brasilia€ 51,00€ 34,00€ 88,00
- Rio de Janeiro€ 69,00€ 46,00€ 140,00
- Sao Paulo€ 46,00€ 31,00€ 151,00
- im Übrigen€ 46,00€ 31,00€ 88,00
Brunei€ 52,00€ 35,00€ 106,00
Bulgarien€ 22,00€ 15,00€ 115,00
Burkina Faso€ 38,00€ 25,00€ 174,00
Burundi€ 36,00€ 24,00€ 138,00
Chile€ 44,00€ 29,00€ 154,00
China
- Chengdu€ 41,00€ 28,00€ 131,00
- Hongkong€ 71,00€ 48,00€ 169,00
- Kanton€ 36,00€ 24,00€ 150,00
- Peking€ 30,00€ 20,00€ 185,00
- Shanghai€ 58,00€ 39,00€ 217,00
- im Übrigen€ 48,00€ 32,00€ 112,00
Costa Rica€ 47,00€ 32,00€ 93,00
Côte d´Ivoire€ 59,00€ 40,00€ 166,00
Dänemark€ 75,00€ 50,00€ 183,00
Dominikanische Republik€ 50,00€ 33,00€ 167,00
Dschibuti€ 77,00€ 52,00€ 255,00
Ecuador€ 27,00€ 18,00€ 103,00
El Salvador€ 65,00€ 44,00€ 161,00
Eritrea€ 50,00€ 33,00€ 91,00
Estland€ 29,00€ 20,00€ 85,00
Fidschi€ 32,00€ 21,00€ 183,00
Finnland€ 54,00€ 36,00€ 171,00
Frankreich
- Paris sowie die Departments 77, 78, 91 bis 95€ 58,00€ 39,00€ 152,00
- im Übrigen€ 53,00€ 36,00 € 105,00
Gabun€ 52,00€ 35,00€ 183,00
Gambia€ 40,00€ 27,00€ 161,00
Georgien€ 45,00€ 30,00€ 87,00
Ghana€ 46,00€ 31,00€ 148,00
Griechenland€ 90,00
- Athen€ 40,00€ 27,00€ 139,00
- im Übrigen€ 36,00€ 24,00€ 150,00
Guatemala€ 34,00€ 23,00€ 90,00
Guinea€ 59,00€ 40,00€ 140,00
Guinea-Bissau€ 32,00€ 21,00€ 113,00
Haiti€ 58,00€ 39,00€ 130,00
Honduras€ 57,00€ 38,00€ 198,00
Indien
- Bangalore€ 42,00€ 28,00€ 155,00
- Chennai€ 32,00€ 21,00€ 85,00
- Kalkutta€ 35,00€ 24,00€ 145,00
- Mumbai€ 50,00€ 33,00€ 146,00
- Neu-Delhi€ 38,00€ 25,00€ 185,00
- im Übrigen€ 32,00€ 21,00€ 85,00
Indonesien€ 36,00€ 24,00€ 134,00
Iran€ 33,00€ 22,00€ 196,00
Irland€ 58,00€ 39,00€ 129,00
Island€ 62,00€ 41,00€ 187,00
Israel€ 66,00€ 44,00€ 190,00
Italien
- Mailand€ 42,00€ 28,00€ 191,00
- Rom€ 48,00€ 32,00€ 150,00
- im Übrigen€ 42,00€ 28,00€ 150,00
Jamaika€ 39,00€ 26,00€ 171,00
Japan
- Tokio€ 50,00€ 33,00€ 285,00
- im Übrigen€ 52,00€ 35,00€ 190,00
Jemen€ 24,00€ 16,00€ 95,00
Jordanien€ 57,00€ 38,00€ 134,00
Kambodscha€ 38,00€ 25,00€ 94,00
Kamerun€ 56,00€ 37,00€ 275,00
Kanada
- Ottawa€ 62,00€ 41,00€ 214,00
- Toronto€ 54,00€ 36,00€ 392,00
- Vancouver€ 63,00€ 42,00€ 304,00
- im Übrigen€ 47,00€ 32,00€ 134,00
Kap Verde€ 38,00€ 25,00€ 90,00
Kasachstan€ 45,00€ 30,00€ 111,00
Katar€ 56,00€ 37,00€ 149,00
Kenia€ 51,00€ 34,00€ 219,00
Kirgisistan€ 27,00€ 18,00€ 74,00
Kolumbien€ 46,00€ 31,00€ 115,00
Kongo, Republik€ 62,00€ 41,00€ 215,00
Kongo, Demokrat. Republik€ 70,00€ 47,00€ 190,00
Korea, Demokrat. Volksrepublik€ 28,00€ 19,00€ 92,00
Korea, Republik€ 48,00€ 32,00€ 108,00
Kosovo€ 24,00€ 16,00€ 71,00
Kroatien€ 35,00€ 24,00€ 107,00
Kuba€ 51,00€ 34,00€ 170,00
Kuwait€ 56,00€ 37,00€ 241,00
Laos€ 35,00€ 24,00€ 71,00
Lesotho€ 28,00€ 19,00€ 104,00
Lettland€ 35,00€ 24,00€ 76,00
Libanon€ 69,00€ 46,00€ 46,00
Libyen€ 63,00€ 42,00€ 135,00
Liechtenstein€ 56,00€ 37,00€ 190,00
Litauen€ 26,00€ 17,00€ 109,00
Luxemburg€ 63,00€ 42,00 € 139,00
Madagaskar€ 33,00€ 22,00€ 116,00
Malawi€ 41,00€ 28,00€ 109,00
Malaysia€ 36,00€ 24,00€ 86,00
Malediven€ 52,00€ 35,00€ 170,00
Mali€ 38,00€ 25,00€ 120,00
Malta€ 46,00€ 31,00€ 114,00
Marokko€ 41,00€ 28,00€ 87,00
Marshallinseln€ 63,00€ 42,00€ 102,00
Mauretanien€ 35,00€ 24,00€ 86,00
Mauritius€ 44,00€ 29,00€ 172,00
Mexiko€ 48,00€ 32,00€ 177,00
Moldau, Republik€ 26,00€ 17,00€ 73,00
Monaco€ 52,00€ 35,00€ 187,00
Mongolei€ 27,00€ 18,00€ 92,00
Montenegro€ 32,00€ 21,00€ 85,00
Mosambik€ 51,00€ 34,00€ 208,00
Myanmar€ 35,00€ 24,00€ 155,00
Namibia€ 30,00€ 20,00€ 112,00
Nepal€ 36,00€ 24,00€ 126,00
Neuseeland€ 58,00€ 39,00€ 148,00
Nicaragua€ 46,00€ 31,00€ 105,00
Niederlande€ 47,00€ 32,00€ 122,00
Niger€ 42,00€ 28,00€ 131,00
Nigeria€ 46,00€ 31,00€ 182,00
Nordmazedonien€ 27,00€ 18,00€89,00
Norwegen€ 75,00€ 50,00€ 139,00
Österreich€ 50,00€ 33,00€ 117,00
Oman€ 64,00€ 43,00€ 141,00
Pakistan
- Islamabad€ 23,00€ 16,00€ 238,00
- im Übrigen€ 34,00€ 23,00€ 122,00
Palau€ 51,00€ 34,00€ 179,00
Panama€ 41,00€ 28,00€ 82,00
Papua-Neuguinea€ 59,00€ 40,00€ 159,00
Paraguay€ 39,00€ 26,00€ 124,00
Peru€ 34,00€ 23,00€ 143,00
Philippinen€ 41,00€ 28,00€ 140,00
Polen
- Breslau€ 33,00€ 22,00€ 117,00
- Danzig€ 30,00€ 20,00€ 84,00
- Krakau€ 27,00€ 18,00€ 86,00
- Warschau€ 29,00€ 20,00€ 109,00
- im Übrigen€ 29,00€ 20,00€ 60,00
Portugal€ 32,00€ 21,00€ 111,00
Ruanda€ 44,00€ 29,00€ 117,00
Rumänien
- Bukarest€ 32,00€ 21,00€ 92,00
- im Übrigen€ 27,00€ 18,00€ 89,00
Russische Föderation
Jekatarinenburg€ 28,00€ 19,00€ 84,00
- Moskau€ 30,00€ 20,00€ 110,00
- St. Petersburg€ 26,00€ 17,00€ 114,00
- im Übrigen€ 24,00€ 16,00€ 58,00
Sambia€ 38,00€ 25,00€ 105,00
Samoa€ 39,00€ 26,00€ 105,00
San Marino€ 34,00€ 23,00€ 79,00
Sao Tomé – Príncipe€ 47,00€ 32,00€ 80,00
Saudi-Arabien
- Djidda€ 57,00€ 38,00€ 181,00
- Riad€ 56,00€ 37,00€ 186,00
- im Übrigen€ 56,00€ 37,00€ 181,00
Schweden€ 66,00€ 44,00€ 140,00
Schweiz
- Genf€ 66,00€ 44,00€ 186,00
- im Übrigen€ 64,00€ 43,00€ 180,00
Senegal€ 42,00€ 28,00€ 190,00
Serbien€ 27,00€ 18,00€ 97,00
Sierra Leone€ 57,00€ 38,00€ 145,00
Simbabwe€ 45,00€ 30,00€ 140,00
Singapur€ 54,00€ 36,00€ 197,00
Slowakische Republik€ 33,00€ 22,00€ 121,00
Slowenien€ 38,00€ 25,00€ 126,00
Spanien
- Barcelona€ 34,00€ 23,00€ 144,00
- Kanarische Inseln€ 36,00€ 24,00€ 103,00
- Madrid€ 42,00€ 28,00€ 131,00
- Palma de Mallorca€ 44,00€ 29,00€ 142,00
- im Übrigen€ 34,00€ 23,00€ 103,00
Sri Lanka€ 36,00€ 24,00€ 112,00
Sudan€ 33,00€ 22,00€ 195,00
Südafrika
- Kapstadt€ 33,00€ 22,00€ 130,00
- Johannesburg€ 36,00€ 24,00€ 129,00
- im Übrigen€ 29,00€ 20,00€ 109,00
Südsudan€ 51,00€ 34,00€ 159,00
Syrien€ 38,00€ 25,00€ 140,00
Tadschikistan€ 27,00€ 18,00€ 118,00
Taiwan€ 46,00€ 31,00€ 143,00
Tansania€ 44,00€ 29,00€ 97,00
Thailand€ 38,00€ 25,00€ 110,00
Togo€ 39,00€ 26,00€ 118,00
Tonga€ 39,00€ 26,00€ 94,00
Trinidad und Tobago€ 66,00€ 44,00€ 203,00
Tschad€ 42,00€ 28,00€ 155,00
Tschechische Republik€ 32,00€ 21,00€ 77,00
Türkei
- Istanbul€ 26,00€ 17,00€ 120,00
- Izmir€ 29,00€ 20,00€ 55,00
- im Übrigen€ 17,00€ 12,00€ 95,00
Tunesien€ 40,00€ 27,00€ 115,00
Turkmenistan€ 33,00€ 22,00€ 108,00
Uganda€ 41,00€ 28,00€ 143,00
Ukraine€ 26,00€ 17,00€ 98,00
Ungarn€ 32,00€ 21,00€ 85,00
Uruguay€ 48,00€ 32,00€ 90,00
Usbekistan€ 34,00€ 23,00€ 104,00
Vatikanstaat€ 48,00€ 32,00€ 150,00
Venezuela€ 45,00€ 30,00€ 127,00
Vereinigte Arabische Emirate€ 65,00€ 44,00€ 156,00
Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
- Atlanta€ 77,00€ 52,00€ 182,00
- Boston€ 63,00€ 42,00€ 333,00
- Chicago€ 65,00€ 44,00€ 233,00
- Houston€ 62,00€ 41,00€ 204,00
- Los Angeles€ 64,00€ 43,00€ 262,00
- Miami€ 65,00€ 44,00€ 256,00
- New York City€ 66,00€ 44,00€ 308,00
- San Francisco€ 59,00€ 40,00€ 327,00
- Washington D.C.€ 66,00€ 44,00€ 203,00
- im Übrigen€ 59,00€ 40,00€ 182,00
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland
- London€ 66,00€ 44,00€ 163,00
- im Übrigen€ 52,00€ 35,00€ 99,00
Vietnam€ 41,00€ 28,00€ 86,00
Weißrussland€ 20,00€ 13,00€ 98,00
Zentralafrikanische Republik€ 53,00€ 36,00€ 210,00
Zypern€ 42,00€ 28,00€ 125,00

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 128 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vom 25. November 2020, BStBl I S. 1228). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR und Rz. 117 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25. November 2020, BStBl I S. 1228); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

Dieses Schreiben gilt entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland (R 9.11 Absatz 10 Satz 1, Satz 7 Nummer 3 LStR und Rz. 112 ff. des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25. November 2020, BStBl I S. 1228).

Stand: 1. Januar 2024

zum Beginn von Reisekostensätze – Länderübersicht

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Steuerfreie Lohnbestandteile für Arbeitnehmer

Steuerfreie Lohnbestandteile für Arbeitnehmer

Welche Lohnbestandteile sind von der Steuer befreit?

Reisekostenersatz

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmerinnen  Arbeitnehmern Fahrtkosten in Höhe der nach § 5 des Bundesreisekostengesetzes geltenden Wegstreckenentschädigungspauschalen steuerfrei erstatten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR 2023):

Pkw:

(Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr.)

 € 0,30
sonstige motorbetriebene Fahrzeuge: € 0,20

Entfernungspauschale

Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr. Ein höherer Betrag als € 4.500,00 ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt.

Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge

Die Zuschläge dürfen folgende Prozentsätze des Grundlohnes nicht übersteigen (§ 3b EStG):

  • für Nachtarbeit: 25 %
  • für Sonntagsarbeit: 50 %
  • für Arbeit am 31. Dezember ab 14:00 Uhr und an den gesetzlichen Feiertagen: 125 %
  • für Arbeit am 24. Dezember ab 14:00 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai: 150 %

Nachtarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 20:00 Uhr bis 6:00 Uhr. Wenn die Nachtarbeit vor 0:00 Uhr aufgenommen wird, erhöht sich der Zuschlagssatz auf 40 % in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr.

Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr des jeweiligen Tages. Als Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr des auf den Sonntag oder Feiertag folgenden Tages.

Die gesetzlichen Feiertage werden durch die am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften bestimmt. Wird an einem Sonntag, der zugleich Feiertag ist, gearbeitet, kann ein Zuschlag nur bis zur Höhe des jeweils geltenden Feiertagszuschlages steuerfrei gezahlt werden (R 3b Abs. 4 LStR 2023). Die Sonntage an Ostern und Pfingsten zählen zu den gesetzlichen Feiertagen. Dies gilt auch dann, wenn sie in den am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften nicht ausdrücklich als Feiertage genannt werden (R 3b Abs. 3 Satz 3 LStR 2023).

Wir weisen darauf hin, dass aufgrund der gesetzlichen Regelungen durch das Entgeltfortzahlungsgesetz und das Bundesurlaubsgesetz die Zuschläge auch in Zeiten von Krankheit und Urlaub fortgezahlt werden müssen. Diese sind allerdings lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Warengutscheine und Sachbezüge

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (vgl. dazu § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) “Sachbezüge von insgesamt € 50,00 () pro Kalendermonat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Ein steuerfreier Sachbezug im Rahmen der Regelung in § 8 Absatz 2 Satz 1 i,V.m Satz 11 EStG liegt bei jeder nicht in Geld bestehenden Einnahme vor. Dazu zählen beispielsweise (vgl. H 8.1.(1-4) LStH 2023:

Zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte Gutscheine oder Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins berechtigen. Seit 2022 dürfen Warengutscheine nur in einem begrenzten regionalen Gebiet einlösbar sein. Außerdem darf der Warengutschein nur zum Bezug eines begrenzten Dienstleistungs- oder Warenspektrums berechtigen. Steuerschädlich ist, wenn der Gutschein/die Geldkarte zum Marketplace/Onlinebezug für eine beliebige Anzahl von Waren berechtigt. Seit Januar 2022 dürfen Geldkarten nicht über eine Barauszahlungsfunktion verfügen bzw. Merkmale eines generellen Zahlungsinstruments besitzen. Zweckgebundene Geldleistungen (z. B. laufende Zuwendungen bei Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio), nachträgliche Kostenerstattungen oder andere, auf einen Geldbetrag lautende Zuwendungen des Arbeitgebers sind hingegen generell keine Sachbezüge.

Ein Sachbezug liegt auch dann nicht vor, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber hat, ihm anstelle der Sache den Barlohn in Höhe des Werts des Sachbezugs auszubezahlen, selbst wenn der Arbeitgeber die Sache zuwendet oder es sich um im Inland gültige gesetzliche Zahlungsmittel oder Zahlungen in einer gängigen, frei konvertiblen und im Inland handelbaren ausländischen Währung handelt

Unter einen Sachbezug fällt auch die Überlassung sogenannter „Jobtickets“, die seit 1.1.2019 lohnsteuerfrei sind. Seit 2020 erfolgt eine Anrechnung des Sachbezugs auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers nicht mehr, wenn der Arbeitgeber das Jobticket mit 25 % pauschal versteuert. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können im Einzelnen wählen zwischen einem Pauschalsteuersatz von 15 % unter Anrechnung auf die Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG) oder einem Pauschalsteuersatz von 25 % ohne Minderung der Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG). Diese Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt auch für solche Jobtickets, die nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern nach vereinbarter Gehaltsumwandlung ausgegeben werden.

In allen Fällen darf der Sachbezug in seinem Wert die Freigrenze von € 50,00 (bis 2021: € 44,00) monatlich pro Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer nicht übersteigen. Bei auch nur geringfügigem Übersteigen dieser Grenze wird der volle Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Hochrechnen der Monatsbeträge in Jahresbeträge ist unzulässig.

Aufmerksamkeiten

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass bis zu einem Wert von € 60,00 (R 19.6 LStR 2023). Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit. Aufmerksamkeiten können neben den steuerfreien Sachbezügen (siehe oben) gewährt werden.

Betreuungsleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Serviceleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie steuerfrei anbieten. Darunter fallen die Beratung und Vermittlung von Betreuungsleistungen für Kinder und pflegebedürftige Angehörige (§ 3 Nr. 34a EStG i.d.F Zollkodex-Anpassungsgesetz). Die Leistungen sind in tatsächlicher Höhe lohnsteuerfrei. Eine Höchstbetragsgrenze ist vom Gesetz nicht vorgesehen.

Zudem sind Zahlungen des Arbeitgebers bis zur Höhe von € 600,00 jährlich zur kurzfristigen Betreuung von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben (im Fall einer Behinderung beträgt die Altersgrenze 25), oder von pflegebedürftigen Angehörigen des Arbeitnehmers steuerfrei, sofern die Betreuung aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig wird.

Voraussetzung ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten.

Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten (insbesondere Kindergarten)

Steuerfrei und von Sozialabgaben unbelastet sind Zuschüsse der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (§ 3 Nr. 33 EStG, R 3.33 LStR 2023). Den nicht schulpflichtigen Kindern stehen schulpflichtige Kinder gleich, solange sie mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt oder noch nicht eingeschult sind ( R 3.33 Abs. 3 Satz 4 LStR 2023. Hierzu zählen betriebseigene und außerbetriebliche Kindergärten, Kindertagesstätten und auch eine Unterbringung bei einer Tagesmutter, sofern diese nicht als Angestellte des Arbeitnehmers anzusehen ist, sondern als Selbstständige tätig wird. Steuerfrei sind nur Unterkunft, Betreuung und Verpflegung der Kinder. Nicht steuerfrei sind Leistungen für die Vermittlung einer Unterbringungsmöglichkeit (R 3.33 Abs. 1 Satz 3 LStR 2023). Dasselbe gilt für Zuschüsse zur Beförderung des Kindes zwischen Wohnung und Kindergarten. Soweit Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht des Kindes umfassen, sind sie nicht steuerfrei.

Steuerfrei sind nur Arbeitgeberzuwendungen, die zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten. Ein Gehaltsverzicht des Arbeitnehmers zugunsten des Betreuungszuschusses (Barlohnumwandlung) führt nicht zu einer steuerlichen Anerkennung der Zuwendung.

Betriebsveranstaltungen

Übliche Zuwendungen der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, wenn sie einen Betrag von € 110,00 (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Der Freibetrag gilt je Betriebsveranstaltung bis zu maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG).

Als Betriebsveranstaltungen gelten sämtliche von der Betriebsleitung, dem Betriebsrat usw. organisierte Zusammenkünfte mit der Belegschaft aus besonderem Anlass, welche den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung und Feier haben. Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss dabei allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen stehen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Beispiele sind u. a. Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern und Betriebsausflüge.

Auch mehrtägige Veranstaltungen sind steuerfrei, sofern der Freibetrag von € 110,00 inkl. USt. eingehalten wird.

Maßgeblich für die Berechnung des Freibetrages sind nach der BFH-Rechtsprechung (Urt. v.29.4.21 VI R 31/18) alle mit der Betriebsveranstaltung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive der Umsatzsteuer. Nach Auffassung des BFH besteht keine Rechtsgrundlage, „bestimmte einzelne Aufwendungen des Arbeitgebers aus der Bemessungsgrundlage auszuscheiden“. Unerheblich ist, ob Aufwendungen beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen oder nicht.

Alle Aufwendungen des Arbeitgebers sind dem Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zuzurechnen.

Überschreiten die Aufwendungen den 110-Euro-Freibetrag, ist der Mehrbetrag der Lohnsteuer zu unterwerfen. Nimmt beispielsweise die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer selbst mit einer Begleitperson teil und betragen die Aufwendungen je Person inkl. Umsatzsteuer € 200,00, sind € 110,00 steuerfrei und € 90,00 lohnsteuerpflichtig. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber kann hier alternativ die Pauschalversteuerung wählen und die Steuern übernehmen.

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von € 60,00 pro Anlass. Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit.

Als Aufmerksamkeiten gelten auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich bereitstellt, sofern deren Wert € 60,00 nicht überschreitet (R 19.6 LStR 2023).

Berufskleidung

Typische Berufskleidungen sind zum Beispiel der Blaumann, Arbeitshandschuhe, der schwarze Anzug des Leichenbestatters (BFH, 30.9.1970 I R 33/69), die Dienstkleidung eines Polizisten (FG Niedersachsen, Urt. V. 12.9.2002 16 K 10551/99), Arztkittel und Arztjacke (BFH, 6.12.1990 IV 65/90), nicht aber weiße Hosen oder Schuhe oder eine einheitliche bürgerliche Kleidung für das Verkaufspersonal, auch wenn diese durch die Kleiderordnung der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers vorgegeben sind (FG Düsseldorf 12.12.2000 17 K 4509/95). Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer eines Speiselokals, der die Funktion eines Oberkellners ausübt, hat der BFH auch die Kombination einer schwarzen Hose in Verbindung mit einer weißen Kellnerjacke als typische Berufskleidung angesehen (BFH, Urteil vom 4.12.1987, VI R 20/85).

In einem neueren Urteil lehnte der BFH-Aufwendungen für bürgerliche Kleidung als Berufskleidung generell ab. Kosten für bürgerliche Kleidung zählen zu den unverzichtbaren Aufwendungen der Lebensführung (BFH, Urt. V. 16.3.2022 VIII R 33/18; veröffentlicht am 23.6.2022). Businesskleidung wie Anzüge, Hemden und Schuhe zählen nicht zur Berufskleidung (Finanzgericht Hamburg, Urt. V. 26.3.2014- 6 K 231/12). Ebenso wenig als Werbungskosten abziehbar sind Aufwendungen eines Croupiers für einen schwarzen Anzug (FG Baden-Württemberg v. 31.1.2006- 4 K 448/01).

Die Reinigung von typischer Berufskleidung zählt nicht zu den steuerlich absetzbaren Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (R 3.31 LStR 2023).

Fort- und Weiterbildung

Eine Weiterbildung bzw. Fortbildung liegt vor, wenn sie zur Erweiterung und Vertiefung berufsbezogener Kenntnisse erfolgt. Werden diese Bildungsmaßnahmen vom Arbeitgeber veranlasst und die Kosten von ihm getragen (für Rechnung des Arbeitgebers), so können diese steuerfrei ausbezahlt werden. Voraussetzung ist, dass die Bildungsmaßnahmen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers durchgeführt werden. Aufwendungen sind zum Beispiel Lehrgangsgebühren, Prüfungsgebühren, Kosten für Fachbücher und -zeitschriften, Schreibmaterial, Teilnahme- und Tagungsgebühren, Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Kosten der Unterkunft.

Belegschafts- oder Personalrabatte

Mit Belegschafts- oder Personalrabatten werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern kostenlose oder ver­billigte Waren bzw. Dienstleistungen überlassen. Der erzielte Preisvorteil durch Per­so­nal­rabatt ist bis zu einem Freibetrag von € 1.080,00 pro Kalenderjahr steuerfrei. Bemessungsgrundlage für die Sachbezüge bildet der um vier Prozent geminderte Endpreis (einschließlich der Umsatzsteuer), zu dem die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung fremden Letztverbrauchern anbietet. Der Preisvorteil errechnet sich aus der Differenz dieses verminderten Endpreises zum vom Arbeitnehmer tatsächlich entrichteten Preis.

Rabatte, die der Arbeitgeber nicht nur seinen Arbeitnehmern, sondern auch fremden Dritten üblicherweise einräumt, begründen bei Arbeitnehmern keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 26.7.2012 VI R 27/11). Letzteres gilt insbesondere auch für Rabatte von Werksangehörigen aus der Automobilbranche: Als Bemessungsgrundlage für den Endpreis i.S. des Gesetzes nicht geeignet sind unverbindliche Preisempfehlungen eines Automobilherstellers (BFH, Urteil vom 17.6.2009 – VI R 18/07). Unverbindliche Preisempfehlungen entsprechen im Regelfall nicht dem tatsächlichen Angebotspreis im allgemeinen Geschäftsverkehr. Denn auf unverbindliche Preisempfehlungen werden im Regelfall Preisnachlässe gewährt.

Das BMF hat hierzu in einem Schreiben die rückwirkend ab 1. Januar 2009 gültigen Bewertungsregeln für Personalrabatte veröffentlicht, die Automobilhersteller oder -händler ihren Arbeitnehmern beim Kfz-Kauf gewähren (BMF, Schreiben vom 18.12.2009 - IV C 5 - S 2334/09/10006 - 2009/0830813).

Das BMF hat dabei bei der Ermittlung des tatsächlichen Angebotspreises einzelne Faktoren den veränderten Marktbedingungen angepasst und u. a. bestimmt, dass Endpreis i. S. v. § 8 Abs. 3 EStG der Preis ist, der sich ergibt, wenn 80 % des Preisnachlasses, der durchschnittlich beim Verkauf an fremde Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr tatsächlich gewährt wird, von dem empfohlenen Preis abgezogen wird.

Umzugskosten

Kosten für einen beruflich veranlassten Umzug können von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber im Rahmen der Höchstbeträge nach dem Bundesumzugskostengesetz bzw. der Auslandsumzugskostenverordnung steuerfrei erstattet werden.

Zu unterscheiden ist zwischen:

  • Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in die Wohnung außerhalb des Beschäftigungsorts. Diese können nicht steuerlich geltend gemacht werden (Kosten der privaten Lebensführung).
  • Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in eine andere, ausschließlich aus beruflichen Gründen genutzte Wohnung am Beschäftigungsort. Diese sind als Werbungskosten abzugsfähig (R 9.11 Abs. 9 Satz 5 LStR 2023).
  • Umzugskosten nach Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort durch endgültige Aufgabe der Zweitwohnung am Beschäftigungsort: Diese können insoweit als Werbungskosten geltend gemacht werden, als dass die Auflösung ausschließlich beruflich veranlasst ist (R 9.11 Abs. 9 Satz 4 LStR 2023).
  • Im Fall eines möglichen Werbungskostenabzugs sind die Kosten im Einzelnen nachzuweisen. Ein Ansatz von Pauschalen kommt nicht in Betracht (R 9.11 Abs. 9 Satz 2 LStR 2023).
  • In allen sonstigen Fällen (z. B. infolge des Eintritts in den Ruhestand) sind Umzugskosten Kosten der privaten Lebensführung.

Unterstützung in Notfällen

Unterstützungsleistungen von privaten Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern an einzelne Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer bei Krankheits- und Notfällen können bis zu € 600,00 je Kalenderjahr steuerfrei erfolgen. Ein € 600,00 übersteigender Betrag ist auch dann steuerfrei, wenn er anlässlich eines besonderen Notfalls gewährt wird. Bei der Beurteilung, ob ein solcher Notfall vorliegt, sind stets die Einkommensverhältnisse und der Familienstand des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Arbeitslosigkeit stellt keinen besonderen Notfall dar (R 3.11 LStR 2023).

Betriebliche Gesundheitsförderung und Erholungsbeihilfen

Betriebliche Gesundheitsförderung

Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn (zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber bis zu € 600,00 je Arbeitnehmerin bzw. je Arbeitnehmer und Jahr für Gesundheitsfördermaßnahmen i.S. von § 20a Abs. 1 i. V. mit § 20 Abs. 1 Satz 3 SGB V steuerfrei aufwenden (§ 3 Nr. 34 EStG). Förderungsfähige Gesundheitsmaßnahmen sind jene, die im Leitfaden Prävention der Spitzenverbände der Krankenkassen enthalten sind, u. a. Kurse zur gesunden Ernährung, Rückengymnastik, Suchtprävention, Stressbewältigung. Dazu gehören auch Massagen, wenn sie in den betrieblichen Räumen ausgeführt werden. Nicht steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Beiträge zu Sportvereinen oder Fitnessstudios. Steuerfrei sind auch Barleistungen an den Arbeitnehmer. Voraussetzung ist jeweils, dass die Leistungen vom Arbeitgeber zusätzlich erbracht werden und keine Arbeitsentgeltwandlung darstellen.

Erholungsbeihilfen

Für Erholungsbeihilfen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer in einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, wenn diese € 156,00 für den Arbeitnehmer, € 104,00 für dessen Ehegatten und € 52,00 für dessen Kind je Kalenderjahr nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG). Die Sicherstellung der Verwendung von Erholungsbeihilfen setzt voraus, dass der Arbeitgeber über die Verwendung der Mittel Kenntnis hat (BFH vom 19.9.2012 - VI R 55/11). Pauschal besteuerte Erholungsbeihilfen gelten nicht als Arbeitsentgelt i.S.d. Sozialversicherungsrechts, sind also sozialversicherungsfrei. Zur Dokumentation sind Belege zu den Lohnunterlagen zu nehmen.

Anmerkung: zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn werden Leistungen des Arbeitgebers erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,
3. die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und
4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird (§ 8 Abs. 4 EStG)

Stand: 1. Januar 2024

zum Beginn von Steuerfreie Lohnbestandteile für Arbeitnehmer

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

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